Booked Scheduler Ajuda

Login

Para efeturar login basta informar seu usuário e senha padrão da UFSB.

Reserva

No item do menu Agenda, você encontrará o item de Reservas. Isto de mostrará os espaços disponíveis, reservados e bloqueados na agenda e permitirá que você reserve recursos para os quais você tenha permissão.

Básico

Na página Reservas, encontre o recurso, a data e a hora que deseja reservar. Ao clicar no intervalo de tempo, você poderá alterar os detalhes da reserva. Clicando no botão Criar o sistema irá verificar a disponibilidade, registrar a reserva e enviar todos os e-mails de notificação. Você receberá um número de referência a ser usado para o acompanhamento da reserva. On the Bookings page, find the resource, date and time you'd like to book. Clicking on the time slot will allow you change the details of the reservation. Clicking the Create button will check availability, book the reservation and send out any emails. You will be given a reference number to use for reservation follow-up.

Qualquer alteração feita em uma reserva não terá efeito até que você salve a reserva.

Múltiplo Recursos

Você pode reservar todos os recursos que você tem permissão como parte de uma única reserva. Para adicionar mais recursos à sua reserva, clique no link Alterar, próximo a "Recursos", exibido acima do nome do recurso que você está reservando. Você poderá adicionar mais recursos selecionando-os e clicando no botão Concluído.

Para remover recursos adicionais da sua reserva, clique no link Alterar, próximo a "Recursos", desmarque os recursos que deseja remover e clique no botão Concluído.

Recursos adicionais estarão sujeitos às mesmas regras que os recursos principais. Por exemplo, isso significa que se você tentar criar uma reserva de 2 horas com o Recurso 1, que tem um comprimento máximo de 3 horas e com o Recurso 2, que tem um comprimento máximo de 1 hora, sua reserva será negada.

Você pode ver os detalhes de configuração de um recurso passando o mouse sobre o nome do recurso.

Datas Recorrentes

Uma reserva pode ser configurada para se repetir de várias maneiras diferentes. Para todas as opções de repetição, a data até é inclusiva.

As opções de repetição possibilitam recorrências flexíveis. Por exemplo: Repetir utilizando a opção "Diário" a cada 2 dias irá criar uma reserva a cada 2 dias durante o tempo especificado. Repetir com a opção "Semanal", a cada 1 semana, escolhendo os dias segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira, irá criar uma reserva em cada um desses dias toda semana no horário especificado. Se você estivesse criando uma reserva em 15/01/2011, repetindo com a opção "Mensal", a cada 3 meses selecionando a opção "dia do mês" criaria uma reserva a cada 3 meses no dia 15. O dia 15/01/2011 é o terceiro sábado de janeiro, o mesmo exemplo selecionando a opção "dia da semana" repetirá a cada 3 meses no terceiro sábado desse mês.

Participantes Adicionais

Você pode adicionar ou convidar participantes ao registrar uma reserva. Adicionar alguém irá incluí-lo na reserva e não enviará um convite. O usuário adicionado receberá um e-mail de notificação. Convidar um usuário enviará um e-mail de convite e dará ao usuário uma opção para Aceitar ou Recusar o convite. Aceitar um convite adiciona o usuário à lista de participantes. Recusar um convite remove o usuário da lista de convidados.

O número total de participantes é limitado pela capacidade do recurso.

Acessórios

Os acessórios podem ser considerados objetos usados durante uma reserva. Exemplos podem ser projetores ou cadeiras. Para adicionar acessórios à sua reserva, clique no link Adicionar à direita do título de Acessórios. A partir daí, você poderá selecionar uma quantidade para cada um dos acessórios disponíveis. A quantidade disponível durante o tempo de reserva dependerá da quantidade de acessórios já reservados.

Reserva em nome de terceiros

Administradores do sistema e administradores de grupo podem registrar reservas em nome de outros usuários clicando no link Alterar à direita do nome do usuário.

Os administradores do sistema e os administradores de grupo também podem modificar e excluir reservas de outros usuários.

Atualizando uma Reserva

Você pode atualizar qualquer reserva que tenha criado ou que tenha sido criada em seu nome.

Atualizando Instâncias Específicas de uma Série

Se uma reserva possuir repetições, uma série será criada. Depois de fazer alterações e atualizar a reserva, o sistema perguntará em quais instâncias da série você deseja aplicar as alterações. Você pode aplicar suas alterações à instância que você está visualizando (Apenas Esta Instância) e nenhuma outra instância será alterada. Você pode atualizar selecionando a opção (Todas as Instâncias), que atualizará todas as instâncias de reserva, incluindo a instância que você está atualmente visualizando. Você também pode aplicar a alteração selecionando a opção (Instâncias Futuras) para aplicar a alteração a cada instância de reserva que ainda não ocorreu.

Somente os administradores do sistema podem atualizar reservas passadas.

Excluindo uma Reserva

A exclusão de uma reserva a remove completamente do cronograma. Ela não será mais visível em lugar algum no sistema.

Excluindo Instâncias Específicas de uma Série

Semelhante à atualização de uma reserva, ao excluir você pode selecionar quais instâncias deseja excluir.

Somente os administradores do sistema podem excluir reservas passadas.

Adicionando uma Reserva ao Calendário (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Ao visualizar ou atualizar uma reserva, você verá um botão (Mais) no canto inferior direito clicando nele abrirá algumas opções dentre elas se encotra Adicionar ao Outlook. Se o Outlook estiver instalado no seu computador, você deve ser solicitado a adicionar a reunião. Se não estiver instalado, você será solicitado a baixar um arquivo .ics. Este é um formato de calendário padrão. Você pode usar esse arquivo para adicionar a reserva a qualquer aplicativo que suporte o formato de arquivo iCalendar.

Inscrevendo-se em Calendários

Os calendários podem ser publicados para Agendas, Recursos e Usuários. Para habilitar as inscrições nocalendário a nível de Agenda e Recurso, basta ativar a inscrição quando estiver gerenciando a Agenda ou o Recurso. Para ativar as inscriçoes do calendário pessoal, abra o Calendário -> Meu Calendário. No lado direito da página, você encontrará um link para permitir ou negar as inscrições no calendário.

Para se inscrever em um calendário de agendamento, abra Agenda -> Calendário de recursos e selecione a programação desejada. No lado direito da página, você encontrará um link para se inscrever no calendário atual. Para se inscrever no calendário de recursos segue os mesmos passos. Para se inscrever no seu calendário pessoal, abra o Agenda -> Meu Calendario. No lado direito da página, você encontrará um link para se inscrever no calendário atual.

Cliente de Calendário (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Na maioria dos casos, basta clicar no link Inscrever-se neste calendário configurando automaticamente a inscrição no seu calendário. Para o Outlook, se não adicionar automaticamente, abra o Calendário, clique com o botão direito do mouse em Meus Calendários e escolha Adicionar Calendário -> Da Internet. Cole em URL impresso sob o link Inscrever-se neste calendário no Booked Scheduler.

Google® Calendar

Abra as configurações no Google Calendar. Clique na guia Adicionar agenda. Clique em adicionar Do URL. Cole a URL no local destinado e clique em Adicionar Agenda.

Cotas

Os administradores têm a capacidade de configurar regras de cota com base em uma variedade de critérios.Se a sua reserva violar qualquer quota, você será notificado e a reserva será negada.